JobConnect Studie 2024

Freelancer- und Personalkosten

Nehmen wir an, ein Unternehmen plant ein neues Projekt, das ein Jahr dauern soll, und benötigt dafür einen Software-Entwickler. Die Geschäftsführung oder die Personalabteilung stehen vor zwei Optionen:

1. Sie könnten einen Entwickler in Vollzeit anstellen. Nach unseren Daten erhält ein Entwickler mit mehreren Jahren Erfahrung bei unseren Kunden im Durchschnitt ein Jahresgehalt von etwa 69.000 Euro brutto.
2. Alternativ könnten sie einen Freelancer beauftragen und ihn auf Stundenbasis vergüten. Unsere Datenbank weist einen durchschnittlichen Stundensatz von 93 Euro für Entwickler aus.

Es ist jedoch wichtig zu beachten: Die Personalkosten für einen Angestellten sind deutlich höher als sein Bruttogehalt. Die Lohnnebenkosten, insbesondere Sozialversicherungsbeiträge, erhöhen die Gesamtkosten um etwa 21 Prozent. In unserem Beispiel bedeutet dies, dass das Arbeitgeberbrutto für den angestellten Entwickler bei ungefähr 83.500 Euro liegt.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem Freelancer und einem fest angestellten Entwickler besteht darin, dass der Auftraggeber dem Freelancer nur die tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt. Wenn der freie Entwickler krank oder im Urlaub ist, erhält er dafür kein Geld. Im Gegensatz dazu erhält der Angestellte ein festes Gehalt, auch wenn er gerade nicht arbeitet.

Angenommen, wir gehen von 30 Urlaubstagen und 20 Krankheits- und Weiterbildungstage aus, was bereits 50 Tage oder 400 Stunden ohne Arbeitsleistung bedeutet. Darüber hinaus ist der Unterschied noch gravierender: Kein Vollzeitangestellter ist acht Stunden am Tag produktiv. Meetings, Kaffeepausen, Ablenkungen durch Kollegen und Leerlauf aufgrund schlechter Planung sind nur einige der vielen möglichen Zeit- und Produktivitätskiller. Im Web verfügbare Studien haben ermittelt, daß ein Festangestellter im Extremfall eine durchschnittliche produktive Arbeitszeit von weniger als drei Stunden pro Tag hat.

Selbst wenn wir großzügig von fünf Stunden ausgehen, bedeutet das pro Tag drei unproduktive, aber bezahlte Stunden für den angestellten Entwickler. Der Freelancer hingegen rechnet nur die tatsächlich produktiv geleisteten Stunden ab. Da er in der Regel nicht vor Ort ist und nicht in die Unternehmensprozesse eingebunden ist, gibt es für ihn viel weniger Ablenkungsmöglichkeiten. Er kann sich also voll und ganz auf seine Aufgaben konzentrieren.

Weitere Kosten für Angestellte

Noch einmal der Überblick der Kosten für den angestellten Entwickler:

Bei genauerer Betrachtung der produktiven Arbeitsstunden für den Arbeitgeber stellt sich die Frage: Wie viele Stunden stehen tatsächlich zur Verfügung? Ein durchschnittliches Jahr umfasst 248 Arbeitstage, jedoch müssen wir 50 Tage für Urlaub, Krankheit und Weiterbildung abziehen. Hinzu kommt, dass das Onboarding für einen fest angestellten Mitarbeiter deutlich umfangreicher ist als für einen Freelancer, der nur an einem Projekt beteiligt ist. Daher können wir weitere acht Tage abziehen. Somit verbleiben 190 geleistete Arbeitstage. Da wir nur mit fünf produktiven Stunden pro Tag anstelle von acht rechnen können, ergibt sich für den fest angestellten Entwickler eine Gesamtzahl von 950 produktiven Stunden pro Jahr.

Ein Freelancer mit einem Stundensatz von 93 Euro würde für diese Stundenzahl ein Gesamthonorar von 88.350 Euro erhalten. Damit liegen die Kosten für den freien Mitarbeiter um 4.150 Euro niedriger.

Nicht zu vergessen, die Recruiting-Kosten

Allerdings haben wir bisher noch nicht die Kosten für die Besetzung der beiden Positionen betrachtet. Insbesondere bei begehrten Fachkräften kann sich der Rekrutierungsprozess über Monate hinziehen und erhebliche Ressourcen in der HR-Abteilung oder bei externen Personalvermittlern erfordern. Letztere verlangen oft Honorare in Höhe von etwa 30 Prozent eines Bruttojahresgehalts - in unserem Fall also etwa 18.000 Euro.

Unternehmen, die selbst rekrutieren, müssen zumindest Ausgaben für Jobportale oder Prämien für Mitarbeiterempfehlungen einplanen. Die Gesamtkosten für den fest angestellten Mitarbeiter im ersten Jahr können daher schnell auf 90.000 Euro oder mehr steigen.

Die Suche nach Freelancern gestaltet sich dagegen schnell, einfach und kostengünstig. Freelancer Angebote sind bereits umfassend geprüft und können innerhalb weniger Tage einsatzbereit sein.

Unternehmen sind dadurch nicht nur schneller, sondern minimieren auch das Risiko einer (kostspieligen) Fehlbesetzung. Freelancer bieten zudem einen vielversprechenden Ansatz, um dem wachsenden Fachkräftemangel zu begegnen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Flexibilität, die Unternehmen mit Freelancern gewinnen. Sollte beispielsweise ein Monat schlechter verlaufen als erwartet, können die Stunden des Freelancers kurzfristig reduziert werden, während ein Angestellter sein reguläres Gehalt bezieht. Nach Abschluss des Projekts entfällt die Kostenposition des Freelancers, während bei einem Angestellten eine Kündigung erforderlich ist.

In vielen Unternehmen ist vermutlich eine ausgewogene Mischung aus fest angestellten Mitarbeitern und Freelancern optimal: Eine solide Basis aus festen Mitarbeitern bildet das Rückgrat, während Freelancer Projekte umsetzen. Oftmals können sie dies zu deutlich günstigeren Konditionen als ihre fest angestellten Kollegen.

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